Xuất dữ liệu check-in ra CSV

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn có thể xuất toàn bộ lượt check-in ra file CSV hoặc Excel (.xlsx) để lưu trữ, đối soát hoặc xử lý tiếp bằng Excel / Google Sheets. File chứa đầy đủ thông tin mỗi lượt vào/ra, bao gồm khách, cửa, thời gian và trạng thái đồng bộ.

Khi nào nên xuất

Mẹo

Nên xuất CSV sau khi sự kiện đã kết thúc và toàn bộ lượt quét offline đã đồng bộ lên máy chủ. Như vậy file xuất sẽ đầy đủ và chính xác nhất.

Các bước xuất file

1. Đăng nhập vào CMS tại app.qrs.com.vn.
2. Mở sự kiện bạn muốn xuất dữ liệu.
3. Vào mục Thống kê (Analytics) của sự kiện đó.
4. Mở menu Xuất dữ liệu (Export data) và chọn Xuất CSV (Export CSV) hoặc Xuất Excel (Export Excel).
5. Tải file về máy — file CSV mở được bằng Excel, Google Sheets hoặc Numbers; tùy chọn Excel tải về một file .xlsx sẵn dùng.

Ghi chú

Hai loại file chứa cùng dữ liệu check-in. Tùy chọn Excel (.xlsx) tiện khi bạn cần một bảng tính thật với các cột đúng định dạng; các cột ngày giờ trong file này ghi theo giờ UTC.

Các cột trong file CSV

Mỗi dòng trong file tương ứng với một lượt check-in. Bảng dưới liệt kê đầy đủ các cột:

Cột	Tên tiếng Anh	Ý nghĩa
Tên khách	Guest name	Họ tên khách mời
Email	Email	Địa chỉ email khách dùng đăng ký
Số điện thoại	Phone	Số điện thoại khách (nếu có)
Hạng vé	Ticket tier	Loại vé (ví dụ: VIP, Standard)
Giờ check-in	Check-in time	Thời gian khách vào cửa
Giờ check-out	Check-out time	Thời gian khách ra về (nếu sự kiện bật check-out)
Cửa	Door	Tên cửa mà khách đi qua
Phương thức	Check-in method	Cách khách được check-in: quét QR, kiosk hoặc tra cứu thủ công
Người quét	Scanner name	Tên nhân viên / thiết bị thực hiện lượt quét
Trạng thái đồng bộ	Sync status	Hiện luôn là “đã đồng bộ” (synced)

Trạng thái đồng bộ (Sync status)

Cột Trạng thái đồng bộ cho biết lượt check-in đó đã được ghi lên máy chủ hay chưa:

Trạng thái	Ý nghĩa	Bạn cần làm gì
Đã đồng bộ	Lượt check-in đã được ghi lên máy chủ thành công	Không cần làm gì — dữ liệu đã an toàn.

Hiện tại cột này luôn có giá trị “đã đồng bộ” (synced). Mọi lượt check-in đều được ghi lên máy chủ; nếu một lượt quét offline được phát hiện là trùng (cùng vé đã có check-in cho sự kiện), lượt trùng sẽ bị loại bỏ chứ không được lưu, lượt check-in gốc vẫn hợp lệ.

Ghi chú

Lượt quét offline được lưu tạm trên máy quét và tự động đồng bộ khi có lại mạng. Mỗi lượt quét offline đều kèm timestamp nên thứ tự check-in trên máy chủ vẫn chính xác sau khi đồng bộ.

Mẹo

Khi cùng một vé bị quét trùng (ví dụ ở hai máy đang offline), hệ thống phát hiện lặp ở mức check-in của sự kiện, tự động loại bỏ lượt quét trùng (không lưu vào máy chủ) và giữ nguyên lượt check-in gốc là hợp lệ — bạn không cần can thiệp thủ công.

Mẹo xử lý dữ liệu

• Mở bằng Excel/Google Sheets: nhân đôi cột thời gian nếu cần tách ngày và giờ.
• Lọc theo cửa: dùng bộ lọc của Excel để xem lượt vào theo từng cửa riêng biệt.
• Lọc theo trạng thái đồng bộ: hiện tại mọi dòng đều là “đã đồng bộ”, nên không cần lọc để tìm lượt chưa đồng bộ.
• Đếm số lượng khách: dùng pivot table theo cột Tên khách hoặc Email để đếm khách duy nhất.

Mẹo

Vì mọi lượt check-in đều được ghi trực tiếp lên máy chủ (giá trị đồng bộ luôn là “đã đồng bộ”), bạn không cần kiểm tra lại tình trạng đồng bộ sau khi sự kiện kết thúc.

Xuất danh sách khách (CSV / Excel)

Bên cạnh file check-in, bạn cũng có thể xuất toàn bộ danh sách khách mời của một sự kiện — bao gồm cả các khách chưa đến, khách chưa được gửi thiệp, và các trường thông tin tuỳ chỉnh mà bạn đã thêm khi tạo form đăng ký (ví dụ: công ty, kích cỡ áo, mã khách hàng riêng của bạn).

File xuất dùng để đối soát danh sách mời, gửi email sau sự kiện, hoặc nhập vào hệ thống CRM kế toán của bạn.

Khi nào nên xuất

• Trước sự kiện: để rà soát danh sách mời, kiểm tra trùng lặp, hoặc gửi thiệp nhắc.
• Sau sự kiện: để đối soát thực tế vào cửa với danh sách mời ban đầu, hoặc gửi lời cảm ơn.

Các bước xuất

1. Đăng nhập vào CMS tại app.qrs.com.vn và mở sự kiện.
2. Vào mục Khách mời (Guests) của sự kiện.
3. (Tuỳ chọn) Dùng ô tìm kiếm, bộ lọc theo hạng vé hoặc bộ lọc xác nhận tham dự để giới hạn danh sách cần xuất.
4. Mở menu Hành động ở góc trên bảng khách, chọn Xuất (Export).
5. Tải file về máy — file có định dạng CSV, mở được bằng Excel, Google Sheets hoặc Numbers.

Ghi chú

Nếu bạn đã áp dụng bộ lọc theo hạng vé, bộ lọc xác nhận tham dự hoặc ô tìm kiếm trước khi bấm Xuất, file tải về sẽ chỉ chứa các khách khớp với bộ lọc đó. Bỏ bộ lọc nếu muốn xuất toàn bộ danh sách.

Các cột trong file

Mỗi dòng là một khách mời. Ngoài các cột mặc định (Họ tên, Email, Số điện thoại, Hạng vé, Companion Of, Trạng thái thiệp mời, Đã check-in, Giờ check-in, Liên kết vé, RSVP Status, RSVP Responded At), file còn chứa mỗi trường tuỳ chỉnh một cột riêng — đúng với nhãn bạn đã đặt khi tạo câu hỏi trên form.

Cột	Ý nghĩa
Họ tên	Tên đầy đủ của khách
Email	Địa chỉ email khách dùng đăng ký
Số điện thoại	Số điện thoại khách (nếu có)
Hạng vé	Loại vé (ví dụ: VIP, Standard)
Companion Of (Đi cùng với)	Trên dòng của khách đi cùng: email của khách chính mà họ đi kèm; để trống trên dòng khách chính và khách không có người đi cùng
Trạng thái thiệp mời	Đã gửi / đang chờ gửi / bị trả lại / đã huỷ / đã huỷ nhận thư / đang chờ chỗ
Đã check-in	Có / Không — khách đã vào cửa hay chưa
Giờ check-in	Thời gian khách check-in
Liên kết vé	Đường dẫn trực tiếp đến trang vé của khách
RSVP Status	Có / Không — câu trả lời của khách cho email hỏi tham dự; để trống nếu khách chưa trả lời
RSVP Responded At	Lúc khách trả lời email hỏi tham dự lần gần nhất
Các trường tuỳ chỉnh	Mỗi câu hỏi bạn tạo trên form (công ty, kích cỡ áo, mã khách…) sẽ có một cột riêng

Ghi chú

Cột Companion Of chứa email của khách chính (không phải tên) — đúng với giá trị mà trình nhập hàng loạt dùng để đối chiếu, nên file bạn xuất ra có thể chỉnh sửa rồi nhập lại mà vẫn giữ nguyên liên kết khách đi cùng.

Mẹo

Cột tuỳ chỉnh được đặt tên đúng với nhãn bạn đã nhập khi tạo form, nên đồng nghiệp không chuyên kỹ thuật vẫn nhận diện được ngay khi mở file.

Xuất hoạt động của một máy quét

Trong mục Máy quét (Scanners) của sự kiện, bạn có thể tải một file CSV tổng hợp hoạt động gần đây của toàn bộ máy quét — gồm các lượt check-in mới nhất với khách, hạng vé, cửa đi qua và giờ vào cửa. Thích hợp để rà soát nhanh xem các máy đang quét đúng cửa và đúng lưu lượng.

Các bước xuất

1. Đăng nhập vào CMS tại app.qrs.com.vn và mở sự kiện.
2. Vào mục Máy quét (Scanners).
3. Nhấn nút Xuất (Export) ở thanh tác vụ phía trên danh sách máy.
4. Tải file về máy — file có đuôi CSV và mở bằng Excel/Google Sheets.

Chú ý

File này chỉ chứa các lượt check-in gần đây mà hệ thống đã ghi nhận, không phải toàn bộ lịch sử của sự kiện. Cần báo cáo đầy đủ toàn bộ lượt vào/ra? Dùng mục Xuất CSV ở đầu trang này.

Các cột trong file

Cột	Ý nghĩa
Tên khách	Họ tên khách được quét
Email	Địa chỉ email của khách
Hạng vé	Loại vé của khách
Cửa	Tên cửa mà khách đi qua khi được quét
Giờ check-in	Thời gian khách vào cửa

Ghi chú

Nếu nút Xuất bị mờ, nghĩa là chưa có lượt check-in nào được ghi nhận. Hãy đảm bảo ít nhất một máy quét đã quét thành công một vé trước khi xuất.

Đi tiếp

Bảng điều khiển sự kiện

Xem số liệu check-in theo thời gian thực tại dashboard. Xem /vi/check-in/dashboard/.

Trạng thái lượt quét

Hiểu rõ các trạng thái check-in (xanh/vàng/đỏ/xanh dương). Xem /vi/check-in/reference/scan-states/.