Mẫu email
Tạo và chỉnh sửa mẫu thư — bao gồm cách chèn tên khách, tên sự kiện và số liệu tham dự. Xem Mẫu email.
Email cảm ơn sau sự kiện
Khi sự kiện khép lại, bạn thường muốn gửi một lời cảm ơn đến khách mời — kèm theo một vài con số về sự kiện (ví dụ “120 trên 150 khách đã tham dự, tương đương 80%”). Thẻ Email hậu sự kiện trong trang chi tiết sự kiện tại app.qrs.com.vn giúp bạn làm việc này: chọn mẫu, chọn đối tượng nhận, rồi bấm Gửi ngay — email được gửi đến toàn bộ khách phù hợp ngay lập tức.
Mỗi khách sẽ nhận một thư riêng, kèm một liên kết hủy nhận thư ở cuối để họ tự ngừng nhận email nếu muốn.
Nên gửi lúc nào?
Phần tiêu đề “Nên gửi lúc nào?”Hãy gửi sau khi sự kiện kết thúc — ví dụ sáng hôm sau, hoặc đầu tuần kế tiếp. Số liệu tham dự trong thư được tính tại thời điểm bạn bấm Gửi ngay, nên gửi sau khi sự kiện kết thúc nghĩa là các con số đã chính xác cuối cùng.
Các mục cần cấu hình
Phần tiêu đề “Các mục cần cấu hình”1. Chọn mẫu thư
Phần tiêu đề “1. Chọn mẫu thư”Bạn chọn một mẫu thư từ danh sách các mẫu đã tạo cho sự kiện. Nội dung mẫu có thể chèn tự động các thông tin như tên khách, tên sự kiện, địa điểm và đặc biệt là các con số tham dự (số khách đã vào, tổng khách, tỷ lệ phần trăm) — nhờ vậy mỗi thư được cá nhân hóa mà bạn không phải soạn thủ công.
Nếu bạn chưa có mẫu nào, hệ thống sẽ nhắc bạn tạo mẫu trước. Bạn phải chọn mẫu thì mới gửi được. Xem hướng dẫn tạo và quản lý mẫu tại Mẫu email.
2. Lọc theo hạng vé
Phần tiêu đề “2. Lọc theo hạng vé”Mặc định, thư được gửi cho mọi hạng vé. Nếu bạn chỉ muốn cảm ơn một nhóm cụ thể — ví dụ riêng hạng VIP, hoặc riêng khách mua vé thường — bạn chọn hạng vé tương ứng ở mục Lọc theo hạng. Khách thuộc các hạng khác sẽ không nhận thư này.
3. Có kèm khách chưa check-in hay không
Phần tiêu đề “3. Có kèm khách chưa check-in hay không”Đây là tùy chọn chỉ có ở email sau sự kiện và quyết định độ rộng danh sách nhận:
- Bật (mặc định) — thư cảm ơn được gửi cho toàn bộ khách trong sự kiện, bao gồm cả khách đang ở trạng thái chờ (chờ xác nhận, chờ chỗ, hoặc chưa được gửi thư mời).
- Tắt — thư chỉ được gửi cho những khách mà thư mời đã được gửi. Những khách chưa được gửi thư mời sẽ không nhận thư cảm ơn.
Bạn có thể xem tùy chọn này như một cách hỏi thăm nhẹ nhàng với những khách chưa tới.
Số liệu tham dự trong thư
Phần tiêu đề “Số liệu tham dự trong thư”Khi gửi, hệ thống tự đếm tại thời điểm bạn bấm Gửi ngay:
- Số khách đã check-in — những người thực sự vào cửa.
- Tổng số khách — toàn bộ vé đã phát hành cho sự kiện.
- Tỷ lệ tham dự — phần trăm (ví dụ “80%”).
Cả ba con số được chèn vào thư (nếu mẫu của bạn có dùng chúng). Để xem chi tiết hơn về các con số này và cách chúng được tính, xem Phân tích check-in.
Gửi thử
Phần tiêu đề “Gửi thử”Gửi thử cho phép bạn xem trước chính xác nội dung khách sẽ nhận — kèm cả số liệu tham dự thật — trước khi gửi cho tất cả mọi người. Bạn cần chọn mẫu email trước.
- Chọn một mẫu trên thẻ. Nút Gửi thử bị khoá cho đến khi đã chọn mẫu.
- Bấm Gửi thử. Hộp thoại mở ra với danh sách khách có thể tìm kiếm và trường Email người nhận.
- Chọn một khách mời bất kỳ. Tên và hạng vé của khách đó được dùng để render bản xem trước, cùng số liệu tham dự thật (đã check-in / tổng / tỷ lệ).
- Nhập hộp thư bạn muốn kiểm tra — hộp thư của bạn hoặc một hộp thư thử bất kỳ.
- Bấm Gửi thử. Bản xem trước được gửi đến hộp thư bạn vừa nhập.
Gửi cho tất cả khách
Phần tiêu đề “Gửi cho tất cả khách”Gửi ngay gửi thư cảm ơn đến toàn bộ khách phù hợp. Vì chỉ một cú nhấp là email đến toàn bộ danh sách khách, nút này sẽ mở một hộp thoại xác nhận trước:
Gửi ngay cho tất cả khách? — Thao tác này gửi email ngay đến tất cả khách phù hợp và không thể hoàn tác.
Xác nhận, và đợt gửi được đưa vào hàng đợi — bạn sẽ thấy thông báo “Email đã được đưa vào hàng đợi”. Mỗi lần gửi được ghi lại trong lịch sử gửi email trên tab Khách mời của sự kiện.
Muốn gửi thêm sau đó (ví dụ sau khi cập nhật mẫu), chỉ cần chọn mẫu và bấm Gửi ngay lần nữa — mỗi lần bạn bấm là một đợt gửi mới.
Các bước thực hiện lần đầu
Phần tiêu đề “Các bước thực hiện lần đầu”- Mở sự kiện tại app.qrs.com.vn, tìm thẻ Email hậu sự kiện.
- Chọn một mẫu thư trong danh sách. Nếu chưa có mẫu, bấm nút tạo mẫu mới và soạn nội dung trước.
- (Tuỳ chọn) Chọn một hạng vé cụ thể nếu chỉ muốn gửi cho nhóm đó, để mặc định nếu muốn gửi cho tất cả.
- Quyết định có kèm khách chưa check-in hay không (mặc định là có).
- Bấm Gửi thử và kiểm tra bản xem trước trong hộp thư của bạn.
- Bấm Gửi ngay và xác nhận. Thư được gửi đến toàn bộ khách phù hợp.
Lưu ý quan trọng
Phần tiêu đề “Lưu ý quan trọng”- Thử trước khi gửi thật — đặc biệt khi bạn vừa chỉnh sửa mẫu. Nút Gửi thử giúp bạn bắt lỗi chính tả, sai thông tin hoặc số liệu hiển thị không như ý trước khi thư đến hàng trăm khách.
- Khách có thể tự hủy nhận thư — mỗi thư kèm liên kết hủy; bạn không cần lo ngại về việc gửi thư không mong muốn.
- Số liệu tính tại thời điểm gửi — nếu sự kiện của bạn cho phép khách vào lại và một số khách check-in trễ, tỷ lệ tham dự trong thư là con số đúng tại thời điểm bạn bấm Gửi ngay.
Bước tiếp theo
Phần tiêu đề “Bước tiếp theo”Phân tích check-in
Hiểu rõ hơn về các con số được chèn vào thư cảm ơn. Xem Phân tích check-in.