Email nhắc trước sự kiện

Email nhắc trước sự kiện là thư được gửi tới toàn bộ khách mời đã được mời trước giờ khai mạc. Bạn tự quyết định thời điểm gửi: chọn mẫu thư, lọc theo hạng vé (nếu cần), gửi thử đến hộp thư của bạn, rồi bấm Gửi ngay — email được gửi đến toàn bộ khách phù hợp ngay lập tức.

Trang này hướng dẫn bạn cấu hình, gửi thử và gửi email nhắc trước sự kiện trong phần Email của trang sự kiện trên CMS.

Ghi chú

Không có lịch gửi để bật/tắt — email chỉ được gửi khi bạn bấm Gửi ngay. Không có gì được gửi tự động, và không có cấu hình nào được lưu giữa các lần gửi, nên bạn có thể chỉnh mẫu và hạng vé cho tới ngay trước lúc gửi.

Email này gửi cho ai?

Email nhắc trước sự kiện chỉ gửi tới những khách mời đã được cấp vé (đã nằm trong danh sách khách mời). Không có tùy chọn “gửi cho khách chưa kiểm duyệt” ở đây — vì mục đích của thư là nhắc nhở những người chắc chắn sẽ tham dự.

Mẹo

Nếu bạn muốn nhắc cả những khách chưa được duyệt, hãy cấp vé cho họ trước, sau đó email nhắc sẽ tự động bao gồm họ.

Ba bước gửi

1. Mở trang sự kiện trên CMS (app.qrs.com.vn), vào tab Email, tìm thẻ Email trước sự kiện.

2. Ở mục Mẫu email, chọn một mẫu từ danh sách thả xuống. Mẫu thư là nội dung (tiêu đề, lời chào, thông tin sự kiện) sẽ được gửi. Nếu chưa có mẫu nào, hãy tạo mẫu trước — xem hướng dẫn tại Mẫu email.

3. (Tuỳ chọn) Ở mục Lọc theo hạng, chọn một hạng cụ thể nếu bạn chỉ muốn gửi cho nhóm đó, hoặc giữ Tất cả hạng để gửi cho mọi khách. Sau đó bấm Gửi ngay và xác nhận.

Nên gửi lúc nào?

Thư được gửi ngay tại thời điểm bạn bấm Gửi ngay, nên bạn tự chọn thời điểm. Một vài gợi ý:

Loại sự kiện	Đề xuất thời điểm gửi	Lý do
Sự kiện trong ngày (hội thảo, workshop)	1–2 giờ trước khai mạc	Khách kịp sắp xếp, không quên
Buổi tối (gala, tiệc)	Buổi chiều cùng ngày	Nhắc khách trang phục, địa điểm
Sự kiện nhiều ngày / vé từ xa	1 ngày trước	Khách có thời gian di chuyển
Sự kiện có đăng ký phụ (session, bàn)	2–3 giờ trước	Khách kịp chọn trước

Chú ý

Nếu sự kiện đã bắt đầu, thẻ sẽ hiển thị dải băng màu vàng: “Sự kiện đã bắt đầu — khách có thể nhận email này muộn.” Thao tác gửi không bị chặn — đây chỉ là lời nhắc để bạn kiểm tra kỹ trước khi bấm nút.

Lọc theo hạng vé

Mặc định, email được gửi cho mọi hạng vé. Nếu bạn chỉ muốn một số hạng nhận thư (ví dụ: chỉ khách VIP nhận hướng dẫn phòng đón tiếp riêng), hãy chọn hạng tương ứng ở mục Lọc theo hạng. Các hạng còn lại sẽ không nhận email này.

Gửi thử

Gửi thử cho phép bạn xem trước chính xác nội dung khách sẽ nhận, bao gồm cả vé đã render, trước khi gửi cho tất cả mọi người. Bạn cần chọn mẫu email trước.

1. Chọn một mẫu trên thẻ. Nút Gửi thử bị khoá cho đến khi đã chọn mẫu.

2. Bấm Gửi thử. Hộp thoại mở ra với hai trường: danh sách khách có thể tìm kiếm và Email người nhận (hộp thư bạn muốn nhận email thử).

3. Chọn một khách mời bất kỳ. Tên, hạng vé và mã QR của khách đó được dùng để render email, nên bản xem trước giống hệt nội dung khách sẽ nhận khi gửi thật.

4. Nhập hộp thư bạn muốn kiểm tra. Không cần phải là email của chính khách đó, và khách đó cũng không cần có email.

5. Bấm Gửi thử. Thông báo “Đã gửi email thử” xác nhận thành công.

Email thử đi qua cùng đường dẫn gửi như email nhắc thật, nên giống hệt nội dung khách đã chọn sẽ nhận khi gửi thật, kèm cả vé thiết kế và tệp PNG đính kèm.

Ghi chú

Loại mẫu không bị ép buộc ở đây. Bất kỳ mẫu email nào đã lưu của sự kiện đều có thể chọn cho email nhắc, không chỉ các mẫu được phân loại là nhắc nhở.

Gửi cho tất cả khách

Gửi ngay gửi email nhắc đến toàn bộ khách phù hợp. Vì chỉ một cú nhấp là email đến toàn bộ danh sách khách, nút này sẽ mở một hộp thoại xác nhận trước:

Gửi ngay cho tất cả khách? — Thao tác này gửi email ngay đến tất cả khách phù hợp và không thể hoàn tác.

Xác nhận, và đợt gửi được đưa vào hàng đợi — bạn sẽ thấy thông báo “Email đã được đưa vào hàng đợi”. Mỗi lần gửi được ghi lại trong lịch sử gửi email trên tab Khách mời của sự kiện.

Muốn gửi thêm sau đó (ví dụ sau khi cập nhật mẫu với thông tin khẩn), chỉ cần chọn mẫu và bấm Gửi ngay lần nữa — mỗi lần bạn bấm là một đợt gửi mới.

Nội dung thư có gì?

Nội dung email đến từ mẫu bạn chọn. Hệ thống tự điền các thông tin sau vào mẫu:

• Tên khách mời, email, hạng vé
• Tên sự kiện, giờ bắt đầu và giờ kết thúc
• Địa điểm và địa chỉ địa điểm
• Liên kết huỷ đăng ký nhận thư (mỗi khách có một liên kết riêng)

Email nhắc còn kèm vé được thiết kế đầy đủ của khách. Hệ thống render đúng thiết kế vé dùng cho thư mời và vé đã cấp (thiết kế của hạng vé khách đang giữ, hoặc thiết kế mặc định của sự kiện), nhúng mã QR thật của khách vào trong vé, hiển thị hình vé ngay trong email và đính kèm một bản PNG để tải về. Đối với khách, đây chính là điểm chính của email: họ nhìn thấy vé thật của mình, không chỉ một dòng nhắc chữ.

Ghi chú

Nếu sự kiện chưa cấu hình thiết kế vé, email nhắc vẫn gửi nhưng không kèm hình vé thiết kế và tệp PNG. Nếu khách có vé điện tử, mã QR thật vẫn xuất hiện trong nội dung; nếu khách chưa có vé, hệ thống dùng một hình QR thay thế. Xem Mẫu email để soạn email và Thiết kế mẫu vé cho phần thiết kế vé.

Đặc biệt, email nhắc trước sự kiện không kèm số liệu tham dự (tỷ lệ check-in, số người đã đến) — vì sự kiện chưa diễn ra nên các con số đó chưa có ý nghĩa. Nếu bạn muốn gửi thống kê sau khi sự kiện kết thúc, đó là Email sau sự kiện.

Mẹo thực tế

• Gửi thử trước. Chọn một khách, trỏ email thử về hộp thư của bạn và đọc kỹ kết quả trước khi gửi cho tất cả.
• Kiểm tra mẫu trước khi gửi. Đảm bảo mẫu đã có tên sự kiện, giờ, địa điểm chính xác.
• Đặt thời điểm hợp lý. Đừng gửi quá sớm (khách quên) hoặc sát giờ khai mạc (khách không kịp phản ứng). 2–24 giờ trước là khoảng an toàn cho hầu hết sự kiện.
• Khách ở múi giờ khác vẫn nhận email ngay khi bạn gửi — giờ sự kiện trong thư hiển thị theo múi giờ của sự kiện.

Các trang liên quan

Mẫu emailTạo và chỉnh sửa các mẫu thư dùng cho email nhắc và các email khác.

Email sau sự kiệnGửi thư cảm ơn hoặc thống kê cho khách sau khi sự kiện kết thúc.

Tổng quan Check-inXem lại toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện với tính năng Check-in.