Đăng nhập Scanner
Hướng dẫn nhân viên quét vé đăng nhập vào ứng dụng Scanner trên Portal và chọn sự kiện, cửa.
Cấp vé điện tử cho khách
Sau khi tạo sự kiện và cấu hình cửa, bước tiếp theo là cấp vé điện tử (e-ticket) cho khách mời. Mỗi vé chứa một mã QR duy nhất mà khách sẽ dùng để check-in tại cửa.
Khách nhận vé bằng cách nào
Phần tiêu đề “Khách nhận vé bằng cách nào”Có hai cách khách mời sở hữu vé điện tử:
- Tự đăng ký — khách truy cập trang landing của sự kiện, điền thông tin và nhận vé.
- Được mời — ban tổ chức thêm khách vào danh sách mời, hệ thống tự động gửi vé qua email.
Trong cả hai trường hợp, hệ thống sẽ tạo ra một e-ticket duy nhất với:
- Một mã QR riêng biệt — dùng để quét tại cửa.
- Một số vé — mã tham chiếu dễ đọc cho khách và ban tổ chức.
Email gửi vé
Phần tiêu đề “Email gửi vé”Khi vé được tạo, hệ thống gửi cho khách một email chứa:
- Tệp PDF đính kèm — vé điện tử đầy đủ với mã QR, in được.
- Link xem vé online — khách có thể mở vé trên điện thoại bất cứ lúc nào.
Khách có thể dùng vé theo hai cách:
- Mở trên điện thoại — hiển thị mã QR trên màn hình để nhân viên quét.
- In ra giấy — in tệp PDF và mang theo.
Trạng thái vé điện tử
Phần tiêu đề “Trạng thái vé điện tử”Mỗi vé có một trạng thái để bạn theo dõi tình trạng khách. Bảng dưới đây giải thích từng trạng thái bằng ngôn ngữ đơn giản:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã tạo | Vừa được tạo nhưng chưa gửi cho khách. |
| Đã gửi | Đã gửi email vé cho khách, chưa check-in. |
| Đã check-in | Khách đã quét mã QR và vào cửa thành công. |
| Đã check-out | Khách đã ra về (chỉ áp dụng khi sự kiện bật tính năng check-out). |
| Hết hạn | Vé quá hạn dùng, không còn hợp lệ. |
| Đã thu hồi | Ban tổ chức đã hủy vé, khách không được vào. |
| Vắng mặt | Vé đã gửi nhưng khách không đến. |
Bạn cần làm gì
Phần tiêu đề “Bạn cần làm gì”Vai trò của bạn ở bước này chủ yếu là đảm bảo khách nhận được vé trước khi sự kiện bắt đầu:
- Kiểm tra trang đăng ký của sự kiện đã hoạt động trên landing page.
- Thêm khách vào danh sách mời (nếu dùng hình thức mời trước).
- Xác nhận khách đã nhận email vé (yêu cầu khách kiểm tra hộp thư và thư rác).
- Nhắc khách mang theo điện thoại có mã QR hoặc bản in khi đến sự kiện.
Khi sự kiện có nhiều ngày
Phần tiêu đề “Khi sự kiện có nhiều ngày”Với sự kiện nhiều ngày, vé vẫn là một vé duy nhất nhưng lịch check-in có thể khác theo từng ngày. Bạn cấu hình lịch này khi thiết lập sự kiện. Khách chỉ cần một vé cho toàn bộ sự kiện.
Bước tiếp theo
Phần tiêu đề “Bước tiếp theo”Khi vé đã cấp cho khách, bước sau là chuẩn bị nhân viên quét vé tại cửa.
Thiết lập sự kiện
Quay lại xem cách tạo sự kiện, cấu hình cửa và cửa sổ thời gian check-in.