Mời và quản lý nhân viên

Sau khi tạo sự kiện, bạn cần thêm nhân viên — những người sẽ dùng ứng dụng quét vé tại cửa. Mỗi nhân viên là một tài khoản riêng, được phân công vào một hoặc nhiều sự kiện và được gắn một vai trò (ví dụ “Trưởng check-in”, “Nhân viên cửa VIP”).

Toàn bộ thao tác thực hiện trên CMS tại app.qrs.com.vn. Mở sự kiện bạn muốn quản lý, chọn tab Nhân viên để thấy danh sách nhân viên của sự kiện đó.

Tổng quan về danh sách nhân viên

Danh sách nhân viên của một sự kiện hiển thị các thông tin sau cho mỗi người:

Cột	Ý nghĩa
Tên	Họ tên nhân viên (hiện sau khi họ chấp nhận lời mời)
Email	Địa chỉ email dùng để mời và đăng nhập
Vai trò	Vai trò bạn gắn cho họ tại sự kiện này (ví dụ “Trưởng check-in”)
Check-in	Số lượt quét vé nhân viên đó đã thực hiện cho sự kiện
Trạng thái	Đang hoạt động, đang chờ chấp nhận lời mời, hoặc đã tắt

Trạng thái đang chờ nghĩa là lời mời đã được gửi nhưng người đó chưa mở email và thiết lập tài khoản. Trạng thái đang hoạt động nghĩa là họ đã đăng nhập được vào ứng dụng quét vé.

Mời nhân viên mới qua email

Đây là cách thêm một người chưa từng thuộc nhóm của bạn. Người đó sẽ nhận được email chứa liên kết đăng ký, tự tạo mật khẩu và gia nhập đội ngũ.

Trong tab Nhân viên của sự kiện, nhấn nút Mời nhân viên mới.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời. Email phải hợp lệ — hệ thống dùng email này để gửi lời mời và làm tên đăng nhập sau này.
Chọn ngôn ngữ email lời mời (Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh) để người nhận đọc được hướng dẫn bằng ngôn ngữ phù hợp.
Nhấn Gửi lời mời. Hệ thống gửi email mời và hiển thị liên kết mời trong cửa sổ.
Sao chép liên kết mời và gửi trực tiếp cho người đó (qua tin nhắn, Zalo…) nếu họ không nhận được email, hoặc đợi họ kiểm tra hộp thư.

Khi người được mời mở liên kết, họ điền tên và đặt mật khẩu để kích hoạt tài khoản. Sau khi hoàn tất, họ sẽ đăng nhập được vào ứng dụng quét vé tại portal.qrs.com.vn và thấy sự kiện này trong danh sách của mình.

Thêm nhân viên sẵn có vào sự kiện

Nếu bạn đã có nhân viên từ các sự kiện trước, không cần mời lại. Bạn chỉ cần phân công họ vào sự kiện mới.

Trong tab Nhân viên của sự kiện, nhấn nút Thêm từ nhóm.
Dùng ô tìm kiếm để lọc theo tên hoặc email nếu danh sách dài.
(Tuỳ chọn) Gõ vai trò bạn muốn gắn cho người đó tại sự kiện này — ví dụ “Trưởng check-in”, “Nhân viên cửa VIP”.
Nhấn Thêm cạnh tên người muốn phân công.

Người được thêm ngay lập tức thấy sự kiện này trong ứng dụng quét vé của họ. Danh sách trong cửa sổ chỉ hiện những người chưa được phân công vào sự kiện hiện tại để tránh thêm trùng.

Gắn vai trò cho nhân viên

Vai trò là nhãn bạn dùng để nhận biết trách nhiệm của mỗi người tại một sự kiện — ví dụ “Trưởng check-in”, “Nhân viên cửa VIP”, “Điều phối”. Vai trò là tự do theo cách bạn đặt tên; nó giúp bạn và nhân viên phân công công việc rõ ràng.

Bạn có thể gắn vai trò khi thêm nhân viên (ở bước tuỳ chọn ở trên) hoặc sửa lại bất cứ lúc nào:

Trong danh sách nhân viên, mở menu thao tác (dấu ba chấm) ở cuối dòng của người cần sửa.
Chọn Sửa vai trò.
Cập nhật vai trò trong ô nhập.
Nhấn Lưu.

Chuyển nhân viên sang sự kiện khác

Khi một nhân viên đã phụ trách sự kiện này nhưng bạn cần điều họ sang sự kiện khác, dùng thao tác chuyển. Hệ thống sẽ gỡ họ khỏi sự kiện hiện tại và phân công vào sự kiện mới.

Trong danh sách nhân viên, mở menu thao tác ở cuối dòng của người cần chuyển.
Chọn Chuyển sang sự kiện khác.
Dùng ô tìm kiếm để lọc sự kiện đích nếu danh sách dài.
Nhấn Chuyển cạnh sự kiện bạn muốn đưa nhân viên sang.

Sau khi chuyển, nhân viên không còn thấy sự kiện cũ trong ứng dụng quét vé nữa (nếu họ không được phân công sự kiện đó ở vai trò khác), và sẽ thấy sự kiện mới. Việc chuyển không xoá tài khoản hay lịch sử check-in đã ghi nhận tại sự kiện cũ.

Gỡ nhân viên khỏi sự kiện

Khi bạn không còn muốn một nhân viên phụ trách sự kiện này nữa (ví dụ sai phân công, hoặc họ rút lui), bạn có thể gỡ họ ra.

Mở menu thao tác ở cuối dòng của người cần gỡ.
Chọn Xoá khỏi sự kiện.
Xác nhận trong hộp thoại.

Sau khi gỡ, nhân viên không còn thấy sự kiện này trong ứng dụng quét vé và không thể quét vé cho sự kiện nữa. Lịch sử check-in họ đã thực hiện vẫn được giữ để đối chiếu báo cáo.

Vô hiệu hoá nhân viên khỏi toàn bộ nhóm

Nếu một người không còn làm việc cho bạn ở bất kỳ sự kiện nào, hãy vô hiệu hoá tài khoản của họ. Việc này gỡ họ ra khỏi toàn bộ đội ngũ và chặn khả năng đăng nhập.

Mở menu thao tác ở cuối dòng của người cần vô hiệu hoá.
Chọn Xoá khỏi sự kiện.
Trong hộp thoại xác nhận, đánh dấu vào ô Đồng thời xoá nhân viên này khỏi nhóm hoàn toàn.
Nhấn Xoá để xác nhận.

Theo dõi số lượt check-in của từng nhân viên

Cột Check-in trong danh sách nhân viên cho biết mỗi người đã thực hiện bao nhiêu lượt quét vé thành công cho sự kiện hiện tại. Bạn có thể dùng thông tin này để:

Đánh giá khối lượng công việc phân bổ giữa các nhân viên.
Xác định cửa hoặc khung giờ nào cần thêm người.
Đối chiếu tổng số lượt quét với báo cáo theo cửa.

Tóm tắt nhanh

Việc cần làm	Dùng thao tác
Thêm người mới chưa thuộc đội	Mời nhân viên mới (gửi email)
Thêm người đã có trong đội	Thêm từ nhóm
Đổi vai trò tại sự kiện	Sửa vai trò
Dời người sang sự kiện khác	Chuyển sang sự kiện khác
Gỡ người khỏi một sự kiện	Xoá khỏi sự kiện
Gỡ người khỏi toàn bộ đội ngũ	Xoá khỏi sự kiện + ô xoá khỏi nhóm
Xem hiệu suất từng người	Cột Check-in trong danh sách

Bước tiếp theo

Sau khi nhân sự đã được phân công, các bước tiếp theo là gán họ vào cửa cụ thể và hướng dẫn đăng nhập quét vé.

Gán nhân viên cho cửa

Mỗi cửa cần ít nhất một nhân viên phụ trách. Đây là bước quyết định ai được quét vé tại cửa nào.

Đăng nhập trên ứng dụng quét vé

Hướng dẫn nhân viên đăng nhập lần đầu vào ứng dụng quét vé tại portal.qrs.com.vn.

Theo dõi thời gian thực

Xem số lượng khách đã vào và hiệu suất từng nhân viên ngay khi sự kiện diễn ra.

Cấp vé điện tử

Đảm bảo vé đã được phát hành trước khi nhân viên bắt đầu quét.

Gán nhân viên vào cửa check-inBước kế tiếp: chỉ định nhân viên phụ trách từng cửa cụ thể.