Quản lý danh sách khách

Danh sách khách là nơi bạn làm phần lớn công việc trước sự kiện: thêm khách, soát thông tin, gửi vé và xuất dữ liệu. Đây cũng là nơi bạn quay lại trong và sau sự kiện để kiểm tra ai đã đến.

Tìm kiếm và lọc khách

Ở thanh công cụ trên cùng của bảng khách, bạn có hai cách thu hẹp danh sách nhanh:

Ô tìm kiếm — gõ tên hoặc email khách. Hệ thống tìm theo cả tên và email, không phân biệt chữ hoa chữ thường.
Bộ lọc theo hạng vé — chọn một hạng vé cụ thể (ví dụ: VIP, Nhân viên, Diễn giả) để chỉ xem khách thuộc hạng đó. Chọn Tất cả để xem lại toàn bộ.

Hai bộ lọc này có thể dùng cùng lúc. Khi bạn xuất danh sách ra tệp, hệ thống cũng chỉ xuất những khách đang khớp với ô tìm kiếm và bộ lọc hiện tại.

Tùy chỉnh cột hiển thị

Bảng có nhiều cột mặc định (tên, email, hạng vé, số vé, trạng thái mời, check-in, check-out, ngày tạo). Nếu sự kiện của bạn có câu hỏi tùy chỉnh (xem phần bên dưới), mỗi câu hỏi cũng sẽ xuất hiện thành một cột riêng.

Bấm nút tùy chỉnh (biểu tượng bánh răng cạnh nút Thao tác) để bật/tắt từng cột. Lựa chọn của bạn được ghi nhớ cho sự kiện này, nên lần sau mở ra bảng vẫn giữ nguyên cách hiển thị bạn đã chọn.

Câu hỏi và trường thông tin tùy chỉnh

Mỗi sự kiện cho phép bạn định nghĩa các câu hỏi tùy chỉnh để thu thập thêm thông tin từ khách ngoài tên, email, điện thoại và hạng vé. Có bốn loại câu hỏi:

Loại	Dùng cho
Văn bản ngắn	Tên công ty, chức danh, mã đại lý…
Số	Số bàn, số người đi kèm…
Chọn một đáp án	Bữa ăn (Thường/Chay), kích cỡ áo…
Chọn nhiều đáp án	Phiên muốn tham gia, lĩnh vực quan tâm…

Mỗi câu hỏi có thể đặt là bắt buộc hoặc tùy chọn. Khi bạn thêm câu hỏi, nó sẽ:

Xuất hiện như một cột trong bảng khách.
Xuất hiện như một trường khi bạn thêm hoặc sửa khách thủ công.
Xuất hiện như một trường trong trình nhập hàng loạt để bạn có thể gán cột tương ứng.

Thêm và sửa khách thủ công

Để thêm một khách đơn lẻ:

Bấm nút Thao tác ở góc trên bên phải bảng.
Chọn Thêm khách.
Điền tên (bắt buộc), email, điện thoại, hạng vé và các câu hỏi tùy chỉnh nếu có.
Lưu lại. Khách sẽ xuất hiện ngay trong danh sách.

Để sửa thông tin một khách đã có, bấm biểu tượng ba chấm ở cuối hàng khách đó và chọn Sửa. Bạn cũng có thể xoá khách, mở vé online, xem trước vé, check-in/check-out thủ công hoặc huỷ check-in từ cùng menu này.

Nhập khách hàng loạt

Khi bạn cần thêm nhiều khách cùng lúc (ví dụ danh sách từ Excel), hãy dùng trình nhập hàng loạt. Trình này có năm bước và cho phép bạn kiểm tra kỹ trước khi lưu.

Tải mẫu — Bấm nút Thao tác, chọn Nhập khách. Ở bước đầu tiên, xem kỹ bảng các cột được hỗ trợ (tên là bắt buộc; email, điện thoại, hạng vé là tùy chọn). Bấm nút tải mẫu để nhận một tệp mẫu đã có sẵn các tiêu đề cột đúng.
Tải tệp lên — Kéo thả tệp Excel (.xlsx) hoặc tệp văn bản dùng dấu phẩy (.csv) vào vùng tải, hoặc bấm để chọn tệp. Giới hạn dung lượng 5 MB và tối đa 10.000 dòng. Nếu tải thành công, hệ thống báo số dòng và số cột đọc được.
Gán cột — Hệ thống tự đoán cột nào trong tệp ứng với trường nào (hỗ trợ cả tiêu đề tiếng Việt như “Họ tên”, “Số điện thoại”, “Hạng vé”). Kiểm tra kết quả, sửa lại nếu cần. Bạn cũng có thể bỏ qua những cột không muốn nhập.
Kiểm tra dữ liệu — Hệ thống chia dòng thành hai nhóm: hợp lệ (sẽ được nhập) và có lỗi (sẽ bị bỏ qua). Mỗi dòng lỗi đều ghi rõ lý do, ví dụ email sai định dạng, hạng vé không hợp lệ, hoặc thiếu trường bắt buộc. Bạn có thể quay lại sửa tệp rồi tải lên lại.
Nhập — Bấm nút để bắt đầu. Hệ thống nhập theo từng đợt và báo tiến độ. Khi xong, bạn thấy số khách đã nhập, số bị bỏ qua và số gặp lỗi. Những dòng bị bỏ qua kèm lý do chi tiết để bạn biết cần sửa gì.

Gửi lại email vé

Sau khi khách đã có trong danh sách, bạn có thể gửi (hoặc gửi lại) vé qua email cho họ. Có hai cách:

Chọn nhiều khách — đánh dấu ô chọn ở đầu từng hàng (hoặc chọn tất cả), rồi bấm nút Gửi thư mời đến N khách đã chọn.
Gửi cho tất cả — bấm nút Thao tác, chọn Gửi thư mời đến tất cả.

Cửa sổ gửi sẽ cho bạn biết có bao nhiêu khách sẽ nhận vé lần đầu và bao nhiêu khách sẽ nhận vé gửi lại, để bạn dễ kiểm soát trước khi xác nhận.

Xem chi tiết hơn về quy trình cấp vé và các trạng thái vé tại trang Cấp vé điện tử.

Tải vé của khách về máy

Mỗi khách có vé điện tử sẽ có một vé dạng hình ảnh (PNG) chứa mã QR. Bạn có thể tải về theo hai cách:

Tải vé một khách — mở menu ba chấm ở cuối hàng khách, chọn Tải vé. Vé mở ra trong cửa sổ mới; bạn có thể lưu lại.
Tải tất cả vé (trên trang hiện tại) — bấm nút Thao tác, chọn Tải tất cả vé. Hệ thống sẽ gói các vé thành một tệp ZIP để bạn tải về một lần.

Xuất toàn bộ danh sách khách

Khi bạn cần sao lưu, báo cáo hoặc xử lý danh sách khách ở ngoài hệ thống, hãy dùng chức năng xuất:

(Tuỳ chọn) Dùng ô tìm kiếm và bộ lọc hạng vé để thu hẹp phạm vi xuất.
Bấm nút Thao tác.
Chọn Xuất danh sách.
Tệp sẽ tự động tải về máy với định dạng bảng tính.

Các thao tác hàng loạt khác

Khi bạn đã đánh dấu chọn nhiều khách bằng ô chọn ở đầu hàng, các nút sau xuất hiện:

Gửi thư mời đến N khách đã chọn — gửi vé qua email cho nhóm đã chọn.
Xoá N khách — xoá cùng lúc nhiều khách. Một hộp xác nhận sẽ liệt kê những khách sắp xoá để bạn soát lại trước khi xác nhận.

Bước tiếp theo

Sau khi danh sách khách đã sẵn sàng và vé đã được gửi, bước tiếp theo là đảm bảo nhân viên quét vé đã được thiết lập và hướng dẫn.

Cấp vé điện tử

Hiểu rõ vòng đời vé điện tử, các trạng thái và cách khách nhận vé.

Xuất dữ liệu CSV

Tất cả lựa chọn xuất dữ liệu khách và check-in sau sự kiện.

Quản lý nhân viên

Thiết lập tài khoản và phân quyền cho nhân viên quét vé tại cửa.