Tạo và cấu hình sự kiện

Bước đầu tiên để dùng tính năng Check-in Sự kiện là tạo sự kiện và thiết lập các quy tắc vào cửa. Toàn bộ thao tác thực hiện trên CMS tại app.qrs.com.vn dành cho ban tổ chức.

Tạo sự kiện mới

Đăng nhập vào CMS tại app.qrs.com.vn.
Vào mục Sự kiện và chọn Tạo sự kiện mới.
Nhập các thông tin cơ bản: tên sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm và mô tả.
Lưu để chuyển sang phần cấu hình check-in.

Cấu hình khung giờ check-in

Hệ thống hỗ trợ hai chế độ khung giờ. Bạn chọn một trong hai tuỳ theo hình thức sự kiện.

Chế độ 1: Khung giờ cố định

Dùng cho sự kiện một ngày hoặc có một khoảng thời gian mở cửa liên tục.

Giờ bắt đầu check-in — thời điểm cửa mở bắt đầu quét vé.
Giờ kết thúc check-in — thời điểm đóng cửa, sau đó hệ thống báo “hết giờ” và không cho khách vào.

Ví dụ: sự kiện diễn ra từ 18:00 đến 22:00, bạn đặt giờ bắt đầu 17:30 và giờ kết thúc 19:30 để khách đến đúng giờ.

Chế độ 2: Lịch theo ngày (sự kiện nhiều ngày)

Dùng cho sự kiện kéo dài nhiều ngày, mỗi ngày có khung giờ riêng. Lịch check-in theo ngày gồm:

Danh sách các ngày được bật — chỉ những ngày được chọn mới cho phép check-in.
Khung giờ check-in riêng cho từng ngày (giờ bắt đầu / giờ kết thúc).

Khi nhân viên quét vé, hệ thống kiểm tra xem hôm nay có trong danh sách ngày được bật hay không. Nếu không, máy quét sẽ báo “Hôm nay không mở” (xem trang Trạng thái quét vé).

Bật/tắt từng ngày và chế độ cả ngày

Mỗi ngày trong khoảng thời gian sự kiện đều có một công tắc riêng, nên bạn có thể bật hoặc tắt từng ngày độc lập — ví dụ mở cửa Thứ Sáu và Thứ Bảy nhưng đóng cửa Chủ Nhật. Số ngày đang bật (ví dụ “2/3 ngày đã bật”) hiển thị ngay bên cạnh tiêu đề lịch để bạn dễ kiểm tra.

Trên mỗi dòng ngày còn có một tùy chọn Cả ngày. Khi bật:

Khung giờ bắt đầu/kết thúc của ngày đó bị ẩn đi.
Hệ thống coi ngày đó mở cửa suốt ngày và không áp dụng giới hạn thời gian cho ngày đó khi tính toán khung check-out.

Dùng Cả ngày cho những ngày sự kiện mở cửa liên tục không cần chia ca (khu triển lãm, khu vực tự do tham quan).

Thiết lập sức chứa

Sức chứa của cửa — giới hạn số khách đang ở bên trong tại mỗi cửa. Khi cửa đạt giới hạn, máy quét báo “Cửa hết chỗ” và nhân viên hướng dẫn khách đợi hoặc đi cửa khác.
Đặt sức chứa theo thực tế không gian và quy định an toàn của địa điểm.

Bật check-out và cửa ra vào

Nếu sự kiện cho phép khách ra rồi vào lại, bật tính năng check-out.

Bật check-out cho phép khách được quét khi rời khỏi sự kiện.
Khung giờ check-out — khoảng thời gian (tính bằng phút) sau khi check-in mà khách có thể check-out mà không bị tính là quá hạn.
Khi khách quét lại để vào, hệ thống tự động check-out ở lượt trước rồi check-in ở lượt mới (trạng thái “Tự động check-out (ra vào lại)”).

Các lựa chọn khung giờ check-out

Khung giờ check-out có các mức cố định: 15, 30, 60, 90 hoặc 120 phút. Bạn chọn một mức từ danh sách thả xuống sau khi bật check-out.

Hệ thống tự động rút gọn danh sách mức khả dụng dựa trên ngày có khung giờ check-in ngắn nhất trong sự kiện. Quy tắc là: mức khung giờ check-out phải ngắn hơn khoảng thời gian mở cửa của ngày ngắn nhất. Nếu một mức bằng hoặc dài hơn ngày ngắn nhất, mức đó sẽ bị ẩn khỏi danh sách.

Ví dụ: sự kiện có ngày ngắn nhất mở cửa 60 phút. Khi đó:

Khả dụng: 15 và 30 phút (cả hai đều ngắn hơn 60).
Bị loại: 60, 90 và 120 phút (bằng hoặc dài hơn 60).

Nếu mọi ngày đều bật Cả ngày (không có khung giờ cố định), toàn bộ năm mức đều khả dụng vì không còn ngày “ngắn nhất” nào để so sánh.

Bước tiếp theo

Sau khi sự kiện đã được tạo và cấu hình khung giờ, sức chứa, bạn cần thiết lập các cửa check-in cụ thể (vị trí, nhân viên phụ trách, hạng vé được vào).

Quản lý cửa check-inTạo cửa, gán nhân viên và cấu hình hạng vé cho từng cửa.